Canal Ético

1. Objeto y alcance

ALIANZA LOGISTICS, con el fin de alcanzar el máximo nivel de satisfacción de sus empleados y socios económicos, así como su integración en los aspectos éticos sociales, buen gobierno y transparencia, dispone de un CANAL-ÉTICO que permite comunicar con total seguridad las conductas irregulares, ilícitas o inadecuadas relacionadas con la contabilidad, el control, la auditoría, incumplimiento o vulneración de las conductas recogidas en nuestro código ético y política anticorrupción, o cualquier otra normativa interna, así como contrarias a la ley. Estos incumplimientos se comunican a través de nuestra página web, haciendo click en el botón “PRESENTAR UNA DENUNCIA”.

2. Principios

• Cualquier persona relacionada con ALIANZA LOGISTICS podrá hacer uso del Canal Ético (es un canal abierto a todos los empleados, proveedores, clientes y colaboradores).
• Deben ser comunicadas todas aquellas conductas que pudieran ser irregulares, ilícitas, inadecuadas, o suponer incumplimiento o vulneración de nuestro código ético y política anticorrupción, o cualquier otra normativa interna, así como contrarias a la ley y/o que pudieran generar un daño reputacional a ALIANZA LOGISTICS.
• Aunque el objetivo principal del Canal es la comunicación de irregularidades, cualquier persona relacionada con ALIANZA LOGISTICS puede realizar también consultas respecto de cualquiera de las políticas, procedimientos y protocolos que forman parte la normativa interna.
• El Comité Ético es el encargado de velar por el correcto funcionamiento del Canal, así como de darle trámite a las comunicaciones.
• Las comunicaciones al Canal Ético serán tratadas con total confidencialidad, siendo gestionadas con la mayor prontitud posible. En particular, la identidad del usuario que facilite la información se mantendrá con una absoluta confidencialidad en todas las etapas del proceso y, en concreto, no se divulgará a terceros no autorizados, ni a la persona incriminada, ni, en su caso, a sus mandos directivos.
• ALIANZA LOGISTICS muestra actitud de tolerancia cero ante cualquier tipo de represalia o amenaza de represalia contra aquellos que de buena fe comuniquen una infracción o sospecha de infracción.

3. Comité Ético

• El Comité Ético es el órgano encargado de recibir, tramitar e investigar todas las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético. Para ello, el Comité actuará en cada investigación de manera objetiva, independiente, autónoma, lo más rápida posible y, sobre todo, confidencial.
• Para la investigación de las comunicaciones, el Comité Ético podrá apoyarse en los responsables de los distintos departamentos de ALIANZA LOGISTICS, así como en asesores externos en caso de requerirlo.
• En caso de que alguno de los miembros del Comité Ético tuviera un conflicto de interés con el denunciante, denunciado u otra persona involucrada en la investigación, será apartado inmediatamente de la investigación.

4. Procedimiento del Canal Ético

4.1. Identificación de una infracción
• Todas las personas relacionadas con ALIANZA LOGISTICS que tengan conocimiento de una infracción o una posible infracción deberán comunicarlo con la mayor brevedad posible a través del Canal Ético.
• Dicha infracción puede ser real, potencial (cuando existe certeza y buena fe sobre su posible comisión), o constituir un intento por ocultarla.
• Se ha de tener motivos suficientes y razonables para pensar que la información es cierta al momento de efectuar la comunicación. Se debe actuar en todo momento de buena fe y no difundir calumnias.
• Las notificaciones deben ser responsables, tener interés para el bien común y estar dentro de los casos para los que se ha implementado el sistema.

4.2. Requisitos de la comunicación

Todas las comunicaciones (excepto las que tengan por objetivo plantear dudas respecto a la normativa interna de ALIANZA LOGISTICS), en la medida que fuera posible, deben contar con la siguiente información:
• Identificación del denunciante.
• Identificación del denunciando/infractor y otras personas involucradas.
• Departamento o equipo al que pertenece el denunciado/infractor.
• Descripción lo más detallada posible del hecho denunciable.
• Día y horario en que se produjo.
• Lugar en que se produjo.
• Forma en que se ha tenido conocimiento de la infracción.
• Otra información que pudiera apoyar la comunicación.
• Documentación/pruebas que pudiera apoyar la comunicación.

4.3. Comunicación y recepción

• La comunicación debe realizarse a través de la página web, apartado “Canal Ético”, botón “Presentar una denuncia”.
• En el plazo máximo de 10 días laborables contados desde la recepción de la comunicación, el Comité Ético deberá comunicar la recepción de la comunicación al interesado.
• Se solicitará al interesado la ratificación de la comunicación. En caso de poner en marcha una investigación, y durante el transcurso de la misma, el Comité Ético mantendrá comunicación con el interesado respecto del avance de la misma, y en caso de ser necesario, solicitará información adicional. Dicha comunicación se deberá realizar, dentro de los 20 días laborables de comunicar la recepción de la comunicación al interesado.
• El principio de confidencialidad del Canal incluye al sospechoso de haber cometido una infracción, quien podrá ejercer su derecho de defensa (acceder a la investigación, conocer los hechos en su contra y las pruebas, presunción de inocencia, imparcialidad, y ser oído), sin que ello implique revelar la identidad del denunciante. Se le notificará en el plazo de 3 días laborables desde la finalización de la investigación el hecho que se le imputa a fin de poder defender debidamente sus intereses.

4.4. Evaluación de la comunicación

• Una vez analizada la información sobre la infracción, se podrá:

o Admitir la comunicación: en caso de que la conducta descrita sea irregular, ilícita o inadecuada, relacionada con la contabilidad, el control, la auditoría, incumplimiento o vulneración de las conductas recogidas en nuestro código ético y política anticorrupción, o cualquier otra normativa interna, así como contraria a la ley y/o pudiera generar un daño reputacional para ALIANZA LOGISTICS. La comunicación admitida activa la investigación interna, la cual se notifica al interesado.

o No admitir la comunicación: en caso de que la conducta descrita no sea irregular, ilícita o inadecuada, relacionada con la contabilidad, el control, la auditoría, incumplimiento o vulneración de las conductas recogidas en nuestro código ético y política anticorrupción, o cualquier otra normativa interna, así como contraria a la ley y/o pudiera generar un daño reputacional para ALIANZA LOGISTICS. En caso de que se tratara de otro de tipo de infracciones, el Comité informará al departamento correspondiente. En caso de que la comunicación no sea admitida, se procede a archivarla y a notificar al interesado su no procedencia.

En caso de las denuncias anónimas, estas siempre serán admitidas a trámite, no obstante, en caso de no aportar pruebas suficientes, al no podernos comunicar con el denunciante para confirmar los hechos, se archivarán a la espera de que aparezcan pruebas.

4.5. Actuación, investigación y resolución
• La comunicación admitida activa la investigación interna, cuya apertura se notifica al Comité de Dirección.
• ALIANZA LOGISTICS dotará al Comité Ético de recursos adecuados para que las investigaciones internas se lleven a cabo de manera correcta y eficaz.
• Cuando el Comité Ético concluye la investigación, procede a elaborar un informe final que debe incluir una propuesta de resolución.
• El informe final de la investigación se presenta al Comité de Dirección para su aprobación y adopción de decisiones correspondientes.

5. Protección del denunciante y del denunciado
• La confidencialidad de la comunicación significa que tanto el contenido de la misma como los datos personales del denunciante y denunciado permanecerán en todo momento bajo estricta reserva, y se limitará el acceso a los mismos solo a aquellas personas que necesiten conocerlos. Todos los datos personales serán tratados conforme lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos; únicamente se tratarán aquellos pertinentes para dar curso a la comunicación.
• ALIANZA LOGISTICS no tolera, bajo ningún concepto, represalias contra el denunciante. Adoptar represalias o amenazas de represalias contra cualquier persona relacionada con ALIANZA LOGISTICS que haga uso del Canal, supondrá una incidencia.
• La confidencialidad de la comunicación, y del proceso de investigación en general, es un principio fundamental para ALIANZA LOGISTICS. Todos aquellos que tengan acceso al procedimiento de investigación tendrán estricta obligación de guardar secreto sobre la información, en especial en lo relativo a la identidad de los involucrados. El incumplimiento del deber de confidencialidad supondrá una incidencia.

6. Protección de datos personales
• Se informa de que los datos que los usuarios de los canales de comunicación proporcionen, serán tratados por ALIANZA LOGISTICS: GALADTRANS 2009 S.L., ALIANZA GALADTRANS S.L. y GRUPO ALIANZA MULTISERVICIOS S.L., mantenido bajo su responsabilidad y protegido por las medidas de seguridad establecidas con la finalidad de atender y gestionar de forma adecuada las consultas y/o comunicaciones remitidas al Canal Ético de ALIANZA LOGISTICS.
• Podrá solicitar más información, así como ejercer sus derechos remitiendo una comunicación por escrito a la dirección de correo electrónico protecciondatos@alianza-gt.com o mediante correo postal a la dirección C/ VICTORIA KENT 30, BAJO (12590) ALMENARA CASTELLÓN. Para el ejercicio de sus derechos, en caso de que sea necesario, se le solicitará documento que acredite fehacientemente su identidad. Si siente vulnerados sus derechos en lo concerniente a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Autoridad de Control en materia de Protección de Datos competente (Agencia Española de Protección de Datos), a través de su sitio web: www.aepd.es.

7. Conservación de la información
• El Comité Ético llevará un registro de todas las comunicaciones, las cuales se conservarán durante el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación.
• Los datos personales que consten en la comunicación se conservarán solo el tiempo necesario para la realizar la investigación, a no ser que sea necesaria la adopción de determinadas medidas contra el denunciado, en cuyo supuesto sería posible conservar los datos por un plazo superior. Siempre deberá mantenerse la información y pruebas recabadas en la investigación, no deberán ser destruidas y por ello no se establece plazo de eliminación.
• Solo tendrán acceso a los datos personales contenidos en la comunicación quienes necesiten conocerla para desarrollar sus funciones de control interno y/o aquellos que participen en la investigación (por ejemplo, para adoptar medidas disciplinarias o de prueba). Solo se permite el acceso de otras personas o su comunicación a terceros, cuando se necesario para la adopción de medidas disciplinarias o de prueba, o para llevar adelante un procedimiento judicial.
• El Comité Ético es responsable de conservar todas las comunicaciones realizadas junto con el registro de investigaciones, medidas de prueba adoptadas y decisiones. En todo momento, el Comité Ético deberá adoptar las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad de los datos.

Fecha de aprobación: 12 de Diciembre de 2024
Aprobado por: Vicente Aguilar Galindo